Guida al corretto utilizzo delle e-mail

Scritto da Teresa in Guide



Guida alle Email

Non abbiamo bisogno di consultare manuali di galateo prima di iniziare una conversazione verbale o prima di alzare il telefono o, ancora, prima di scrivere la lettera “reale”, conosciamo tutti le “regole” di questi mezzi di comunicazione.

Mentre le regole della comunicazione via e-mail vengono ancora, ahimè, ignorate.

Di seguito alcuni consigli per un corretto utilizzo della posta elettronica.

  • Utilizza le e-mail con parsimonia
    Non travolgere i tuoi contatti con troppi messaggi. Limita il numero di e-mail e, in particolar modo, non partecipare alle tanto odiate “catene di Sant’Antonio“.
  • Respira e conta fino a 10
    Le e-mail si scrivono rapidamente, partono velocemente e arrivano immediatamente, questo può fare molti danni.
    Rileggi il messaggio due volte se necessario.
    Non rispondere subito ai messaggi che ti irritano e, in ogni caso, evita attacchi personali.
    Ci sono alcune cose che andrebbero dette di persona, e non tramite e-mail.
  • Identificati correttamente
    Hai tutto l’interesse che le tue e-mail vengano identificate, aperte e lette dai destinatari. A questo scopo, presta attenzione alla configurazione del tuo software di posta elettronica, non dimenticare di impostare correttamente il campo “Da“. Non dimenticare, inoltre, che la firma della posta elettronica piò contenere il tuo nome e le informazioni di contatto.
  • Attenzione agli invii multipli
    Se è necessario inviare una stessa e-mail ad un gran numero di destinatari, inserisci gli indirizzi nel campo “Copia nascosta” (Bcc: oppure Ccn:). In questo modo, ogni destinatario non vedrà l’elenco completo di tutti gli altri destinatari.
  • Scrivi con cura i tuoi messaggi
    Anche se il tono delle e-mail è meno formale di una lettera tradizionale, cerca comunque di rispettare le regole di ortografia e grammatica. Puoi utilizzare gli strumenti di correzione automatica che offrono i software di messaggistica. Non dimenticare la buona educazione, evita formule troppo contorte o altisonanti (come ad esempio: la prego di accettare i miei migliori saluti). Espressioni semplici, come “Cordiali saluti” o più semplicemente “Saluti” sono perfetti per l’occasione.
  • Evita di scrivere tutto in maiuscolo
    L’uso delle lettere maiuscole nelle e-mail equivale a gridare. Meglio evitare quindi di scrivere parole complete in maiuscolo.

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Teresa

Co-fondatrice di Zaniah, sono responsabile dell'assistenza clienti, delle pubbliche relazioni e delle risorse umane. Mi occupo inoltre di Web Design e Web Marketing. Ma la mia missione è quella di far sentire i nostri clienti sereni, di conquistare giorno dopo giorno la loro fiducia e di essere sempre presente per trovare insieme le migliori soluzioni ad ogni necessità.

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